Hệ thống quản lý chi phí

Tổng số bài gửi : 135 Registration date : 12/09/2008

Một hệ thống quản lý chi phí tốt là hệ thống có thể tập hợp chi phí, phân tích chi phí dễ dàng và hỗ trợ cho các nhà quản lý trong vấn đề kiểm soát chi phí

Các doanh nghiệp khác nhau có những hệ thống quản lý chi phí khác nhau phục vụ cho nhu cầu quản lý.

Công cụ sử dụng đề xuất: Thiết lập trung tâm quản lý chi phí và tạo mã số chi phí.

Lưu ý: Ngoài trung tâm quản lý chi phí còn có các loại trung tâm khác như trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư, …. Không cần thiết phải thành lập trung tâm chi phí cho tất cả các bộ phận, tất cả các nhân viên, việc lựa chọn thành lập trung tâm chi phí nào là phụ thuộc vào mục đích của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Các bước ứng dụng công cụ “trung tâm quản lý chi phí” vào thực tế tại DN:

1. Lựa chọn trung tâm quản lý chi phí:
•Xác định các chi phí chưa kiểm soát được và DN đang cần kiểm soát theo yêu cầu quản lý.
•Xác định các bộ phân liên quan đến chi phí cần kiểm soát.
•Lựa chọn trung tâm quản lý chi phí trong số các bộ phận liên quan đến chi phí cần kiểm soát.

2. Tập hợp chi phí: Đây là bước thứ 2 trong quy trình kiểm soát chi phí. Tập hợp chi phí trực tiếp vào các trung tâm chi phí.
•Các chi phí trực tiếp thường là chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công
•Các chi phí chung được tập hợp trong 1 trung tâm riêng biệt.

3. Phân tích chi phí: Đây là bước thứ 3 trong quy trình kiểm soát chi phí. Phân tích chi phí tại các trung tâm chi phí theo đối tượng quản lý hay theo yêu cầu quản lý.
•Theo đối tượng quản lý: các loại chi phí trong trung tâm
Ví dụ: Trung tâm chi phí “nhà ăn” có các chi phí: gạo, thức ăn, gia vị, gas, lương nhân viên, …
•Theo yêu cầu quản lý: chia nhóm các loại chi phí theo yêu cầu quản lý.

Ví dụ: - Phân nhóm chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến 1 suất cơm.
- Phân nhóm chi phí biến đổi hay cố định liên quan đến sản xuất.

4. Kiểm soát chi phí:

Chi phí nguyên vật liệu liên quan đến 1 số các bộ phận khác nhau trong DN như các bộ phận mua hàng, nhận hàng, kho hàng và kế toán nguyên vật liệu. Việc lựa chọn trung tâm quản lý chi phí sẽ phụ thuộc vào ý định kiểm soát của các nhà quản lý.

Ví dụ: Cách kiểm soát chi phí thông qua trung tâm quản lý chi phí:
- Kiểm soát chi phí mua NVL- Trung tâm quản lý chi phí “Bộ phận nhận hàng”
- Kiểm soát chi phí đặt hàng- Trung tâm quản lý chi phí “Bộ phận mua hàng”
- Kiểm soát chi phí tồn trữ- Trung tâm quản lý chi phí “Bộ phận kho hàng”
- Trung tâm quản lý chi phí
- Chi phí nhân công liên quan đến 1 nhân viên, 1 bộ phận, thời gian làm việc hay công việc thực hiện. Trung tâm quản lý chi phí thường được chọn sẽ phụ thuộc vào ý định kiểm soát của các nhà quản lý.

Ví dụ: Cách kiểm soát chi phí thông qua trung tâm quản lý chi phí:
- Kiểm soát chi phí lương từng nhân viên - Trung tâm quản lý chi phí “Nhân viên X”
- Kiểm soát chi phí lương theo thời gian - Trung tâm quản lý chi phí “Lương làm việc ngoài giờ”, “Lương sản phẩm”,…

5. Kiểm soát chi phí chung

Đây là bước sau khi đã tập hợp chi phí chung vào trung tâm “Chi phí chung”. Các chi phí chung sẽ tiếp tục được phân bổ tiếp vào các trung tâm quản lý khác nhau.

Khi chi phí chung chiếm phần lớn trong tổng chi phí của DN, thì các phương pháp phân bổ chi phí truyền thống như trước đây không còn phù hợp (do chỉ chọn 1 tiêu thức phân bổ duy nhất cho tất cả các chi phí chung).

DN có thể lựa chọn 2 phương pháp phân bổ chi phí chung đề xuất sau (tùy thuộc vào đặc điểm chi phí và yêu cầu quản lý của DN):

- Phương pháp truyền thống với 1 tiêu thức phân bổ duy nhất.
- Phương pháp tính giá thành ABC (Activity-Based Costing)
- Sự kết hợp giữa 2 phương pháp trên.

Mã số chi phí:
Cách thiết lập hệ thống mã số chi phí của DN:
•Mã số chi phí của các trung tâm quản lý chi phí
•Mã số chi phí của các loại chi phí trong trung tâm
•Gắn mã số chi phí của trung tâm-loại chi phí

(sưu tầm)