Quản lí tiền bạc, dễ mà khó!

Tiền được coi là một trong những lí do mà các doanh nghiệp sinh ra và tồn tại. Bởi vậy, các nhà quản lí bao giờ cũng phải để ý đến các vấn đề tài chính, hẹp hơn nữa là chuyện tiền nong trong công ty mình.

Tuy nhiên, chúng ta đã quá quan tâm đến chuyện kiếm tiền mà lại ít để ý đến việc quản lí những đồng tiền do ta làm nên. Rhonda Abrams, chuyên gia tư vấn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời cũng là một trong những cây bút được ưa thích nhất trên tạp chí kinh tế “The INC” và tại Mĩ, đã nêu lên một số suy nghĩ thú vị của bà về vấn đề này kèm theo một số giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp nhằm quản lí tiền nong một cách chặt chẽ và khoa học.

Bản thân tôi (Rhonda Abrams) đã dành hầu hết thời gian cho các cuộc hẹn, gặp gỡ và tư vấn cho các doanh nghiệp, chưa kể đến việc viết lách trên các tạp chí, nhận điện thoại, gửi email cho các khách hàng của mình. Cứ mỗi lần tôi được thanh toán tiền công, xem như tôi có thể hoàn toàn yên tâm với lượng tiền mặt của mình trong tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, bạn nghĩ như vậy là đã đủ? Với tôi lại khác, nếu như tôi không dành thời gian để quan tâm đến những đồng tiền mà tôi kiếm được, thì rất có thể số tiền hiện thời của tôi đã ít hơn hẳn đi rất nhiều rồi!

Việc quản lí vấn đề tiền nong sẽ không làm mất của bạn quá nhiều thời gian, nhất là khi bạn cố gắng tạo cho mình thói quen quan tâm đến các vấn đề liên quan đến tiền bạc một cách quy củ và có quy tắc nhất định. Chẳng hạn như:
Thói quen gửi hoá đơn thanh toán tiền
Quả thực tôi rất lấy làm ngạc nhiên khi một số doanh nghiệp, nhất là những người làm việc trong các ngành cung cấp dịch vụ, lại phải đợi đến hàng tháng trời mới gửi hoá đơn thanh toán đến cho khách hàng và người tiêu dùng của mình. Tại sao các bạn lại không nhận ra hậu quả và nguy cơ tai hại của thói quen này là bạn sẽ rất khó khăn để thu hồi được tiền, nhất là với những người vốn mang tiếng là “con nợ” khó đòi. Bởi vậy, bài học cho bạn là hãy ngay lập tức gửi hoá đơn thanh toán ngay sau khi hàng hoá, dịch vụ trong hợp đồng đã đuợc thực hiện hoàn chỉnh, kể cả khi hoá đơn đó không bắt buộc phải thanh toán trong vòng 30 ngày trở lại. Hoặc ít nhất là bạn cũng nên định kì gửi hoá đơn đến khách hàng một lần/1 tháng.

Xem lại sổ sách kế toán một cách thường kì
Thông thường, những người điều hành các doanh nghiệp thường ít khi tạo cho mình thói quen “siêng năng” nhìn lại sổ sách, chi tiêu tiền nong. Lí do là họ có thể dựa dẫm quá nhiều vào đội ngũ kế toán và thủ quỹ của mình, hoặc nếu có thì cũng chỉ là mỗi tháng một lần. Tuy nhiên, để quản lí chặt chẽ tiền nong thì bạn buộc phải kiểm tra tài chính một cách đều đặn và sát nút hơn, mỗi tuần một lần hoặc hơn thường xuyên hơn như thế, chẳng hạn như các khoản thu, các khoản chi, tình hình lợi nhuận, nợ, chu kì tiền mặt…Theo tôi, việc sử dụng một số phần mềm kế toán có bán ngoài thị trường sẽ giúp bạn dễ dàng có được những bản báo cáo nhanh chóng.

Biết nhìn nhận tình hình tài chính của mình
Trong quá trình kiểm tra sổ sách, thu chi và các dữ liệu liên quan đến các vấn đề tài chính, một điều quan trọng mà bạn nên lưu ý, đó là phải biết nhìn nhận vấn đề một cách bao quát. Không chỉ xem xét các số liệu hiện thời, mà bạn còn cần phải đánh giá, đối chiếu với các con số trong quá khứ và từ đó đưa ra viễn cảnh cho một tương lai gần. Thận trọng, tỉ mỉ và có tầm nhìn tốt, điều đó sẽ giúp bạn lập kế hoạch tài chính vững chắc hơn.

Tiền sinh lãi ra tiền!
Với những khoản tiền mà bạn hoặc công ty bạn chưa cần sử dụng đến ngay, thì bạn hãy tận dụng nó để…kiếm lãi. Sử dụng những đồng tiền của mình để kiếm thêm tiền, bạn hoàn toàn có thể làm được điều đó với một chút lựa chọn và có kế hoạch. Chẳng hạn như tôi nhận thấy là ở các công ty và tập đoàn lớn, họ lập nhiều tài khoản khác nhau và thường xuyên luân chuyển tiền mặt từ tài khoản này sang tài khoản kia để kiếm thêm tiền lãi suất từ ngân hàng. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ khi tiếp xúc với tôi, lại tiết lộ là họ chỉ có một tài khoản và cứ để tiền của họ nằm lười biếng ở đó. Bởi vậy, bạn hãy ngồi lại bàn bạc với các ngân hàng và chuyên gia tài chính để tìm kiếm hình thức kiếm lãi, loại tài khoản phù hợp nhằm cất giữ lượng tiền mặt của bạn.

Quản lí được mức tăng trưởng
Cụ thể hơn là mức độ tăng trưởng của công ty bạn hoặc của tình hình tài chính cá nhân bạn. Theo quan điểm của tôi, tăng trưởng đem đến cho bạn tiền bạc, đó là điều tất yếu. Tuy nhiên, trước khi bạn sinh lãi được nhờ tăng trưởng, thì bạn cũng đã phải trải qua một thời gian khó khăn, hao tổn nhiều chi phí nhất định. Bởi vậy kiểm soát được tốc độ tăng trưởng đồng nghĩa với việc bạn có kế hoạch cụ thể để tích luỹ của cải, tiền bạc hoặc sự trù đuợc các khoản trả nợ mà bạn có khả năng sẽ phải gánh chịu.

Tạo nguồn vốn dự trữ và tài khoản phòng bị
Khi làm việc với các khách hàng của mình, một điều tôi nhận thấy là hầu hết các doanh nghiệp đều có khoảng thời gian khủng hoảng về tiền mặt và vốn. Những lúc ấy, họ gần như bế tắc và phải chạy vạy khá tốn kém. Bởi vậy, với các khoản vay ngân hàng, bạn cần tính toán kĩ càng. Bạn hãy liệu xem có thể gia hạn tín dụng được không (bằng cách tham khảo bên cho vay). Hoặc một cách tốn kém hơn là chuẩn bị những thẻ tín dụng có kì hạn dài để bạn có thể huy động tiền mặt những lúc cần thiết.

Cuối cùng, hãy biết tiết kiệm
Mỗi người, mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với các sự cố liên quan đến tiền bạc. Tiết kiệm là quốc sách, việc chi tiêu có kế hoạch, chừng mực, đúng mục đích, biết cắt bỏ những khoản tiền lãng phí và không cần thiết, sẽ giúp bạn cân bằng, điều chỉnh và tích luỹ tiền bạc tốt!
Việc quản lí tiền bạc, nghe có vẻ dễ dàng và là…chuyện nhỏ, những thực sự có vai trò quan trọng cho sự phát triển và kế hoạch tài chính của bạn. Không đòi hỏi nhiều thời gian, những nó đòi hỏi ở thói quen làm việc, cách tính toán và nhìn nhận khoa học của bạn. Quản lí tiền tốt, dự trữ tiền tốt, thậm chí, kiếm đuợc lãi suất kha khá, xem như bạn khỏi lo lắng về những đồng tiền của mình.
5 lỗi thường gặp khi tính toán ngân sách kinh doanh
Trên thực thế có nhiều bài học cho thấy những kế hoạch kinh doanh và marketing hoành tráng chả có ý nghĩa gì nếu chúng không đi cùng các kết hoạch tài chính dài hạn và khôn ngoan. Dưới đây là 5 lỗi thường gặp khi hoạch toán chi phí, tránh được 5 lỗi này cũng đồng nghĩa với việc tránh được cơn ác mộng trong sự nghiệp kinh doanh.

1. Phóng đại các kế hoạch. Enron không phải là công ty đầu tiên hứa trên mây và làm dưới chân tường, và chắc chắn cũng không phải là công ty duy nhất như vậy. Các nhà đầu tư đôi khi bị mờ mắt bởi những con số trong ngắn hạn, nhưng rốt cục sự bền vững luôn cần thời gian. Ngân sách và các kế hoạch thực tế có thể khiến thời gian tìm kiếm nguồn tài chính kéo dài hơn, nhưng khi tiền đã đến, đó là tiền thật, và công ty nên có một kế hoạch đem lại lợi nhuận trong các năm tới.

2. Phớt là các nhu cầu ngân sách trước mắt. Mặt khác, nếu kế hoạch của công ty cần 50.000 đôla để đưa một sản phẩm mới ra thị trường, đừng chỉ tìm kiếm 30.000 USD. Đây là bài học của thời kì bong bóng dotcom. Các công ty vồ lấy khoản tiền ban đầu tư chưa đủ để làm trọn việc rồi sau đó ngậm ngùi bỏ cuộc. Các nhà đầu tư hiện nay đều đủ hiểu biết để dùng 50 000 USD một cách thông minh chứ không phải ném 30 000 đôla qua cửa sổ.

3. Cho rằng doanh thu hiện tại là biểu hiện của dòng tiền dương. Hầu như trong tất cả các giao dịch đều có độ trễ về thời gian giữa lúc hoàn thành và lúc thu được toàn bộ số tiền. Đây là một thực tế trong kinh doanh và không phải là vấn đề gì nghiêm trọng nếu doanh nghiệp được chuẩn bị trước. Nhưng vấn đề là, rất nhiều doanh nghiệp không chuẩn bị điều này và gặp phải vấn đề nghiêm trọng về dòng tiền bởi vì doanh nghiệp sử dụng số tiền mà mình chưa có.

4. Quên mất khoản tiền nộp cho chính phủ. Chênh lệch cuối ngày thường lớn hơn trên thực tế. Những khoản như thuế giá trị gia tăng đầu ra (tính trên doanh thu) có thể vẫn nằm trong két của công ty tạm thời, nhưng rốt cục sẽ phải nộp cho chính phủ. Chính vì vậy doanh nghiệp không nên tính các khoản này vào tài sản có, nếu làm như vậy công ty sẽ gặp phải rủi ro không thể đáp ứng được các chi phí cho dự án tương lai.

5. Không hạch toán và kiểm soát được thời biểu quảng cáo. Quảng cáo có thể dẫn tới doanh thu. Tuy nhiên, rất nhiều công ty hạch toán chi phí quảng cáo so với doanh số bán hàng trong cùng khoảng thời gian. Để an toàn, một chiến dịch quảng cáo hoặc marketing cần phải được tính riêng trước một khoảng thời gian nhất định trước khi doanh số bán hàng được ghi nhận. Nếu không hạch toán được những chi phí cần thiết trong khung thời gian nhất định, công ty sẽ không tận dụng được nguồn tài chính cần thiết nhằm đạt được mục tiêu doanh số và có thể lạm phát vào chi phí của các tháng tiếp theo.

Theo saga